17 de outubro de 2018

5 práticas que ajudam a escola a melhorar a campanha de matrículas

Por Amanda Viegas

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A partir do momento em que o ano letivo se aproxima de seu encerramento, a escola começa a se preocupar com o próximo e desenvolve um novo planejamento. Colocar as ações em prática para o ano seguinte começa antes mesmo do início das aulas, isso porque são muitas tarefas e aspectos importantes que, sem eles, a escola não pode continuar funcionando. A principal preocupação, nesse momento, se trata da campanha de matrículas.

A retenção e a captação de novos alunos para a escola são imprescindíveis e exigem cuidado, pois são essenciais para o crescimento e a expansão da escola. Além disso, as matrículas garantem que a previsão financeira seja mais precisa e próxima da realidade. Pensando nisso, preparamos este artigo com 5 práticas que podem ajudar a sua escola a melhorar a campanha de matrículas. Continue lendo!


1. Definir objetivos claros

É importante que toda ação tomada pela escola comece com um planejamento minucioso. O primeiro passo é definir objetivos claros que a instituição deseja alcançar, sem deixar de pensar que deve trabalhar para oferecer um ensino de qualidade ao seus alunos e ao mesmo tempo se diferenciar e se destacar frente às outras escolas.

Com isso em mente, o que é mais importante para o próximo ano letivo? Conseguir novos alunos? Aumentar o rendimento da escola? Melhorar o relacionamento com as famílias? Investir no desenvolvimento dos colaboradores e professores?

Para definir seus objetivos, a escola deve verificar o que deve ser melhorado. Para identificar esses pontos, é possível colher feedbacks das famílias, dos alunos e de toda a equipe da escola; analisar relatórios de receita dos anos anteriores e fazer estimativas; e verificar a quantidade de alunos que irão fazer rematrícula e determinar o tamanho do esforço na campanha externa.

2. Identificar os diferenciais da escola

A partir do momento em que os objetivos foram definidos, é interessante que a escola identifique os seus diferenciais frente às demais. Para isso, é importante analisar o contexto em que a instituição está inserida, considerando as novidades que as outras escolas estão oferecendo e a demanda dos pais e responsáveis.

Para melhorar a campanha de matrículas os familiares devem se sentir atraídos pela escola, de forma que é necessário dar ênfase nas razões por que a instituição deve ser escolhida. Ao fazer esse estudo de diferenciais oferecidos, o que mais ela pode ser feito para que sejam destacados?

3. Fazer um planejamento financeiro

Investir na campanha de matrículas requer investimentos em melhorias para a escola, o que torna o planejamento financeiro extremamente importante.

A escola deve ter um mapeamento das receitas previstas ao longo do ano, assim como levantar quais são os gastos fixos – pagamento dos colaboradores e professores, contas de água e luz, materiais para a realização dos trabalhos, entre outros – e estimar a possibilidade de inadimplência.

A partir disso, é possível prever com mais assertividade quanto dinheiro será aplicado na campanha de matrículas. Esse tipo de planejamento também indica as possibilidades de negociação com as famílias, por meio da oferta de percentuais de descontos ou mesmo de bolsas parciais e integrais para alguns alunos.

4. Criar um cronograma

Para alcançar os objetivos previstos pelo planejamento, o próximo passo é definir datas e responsáveis para cada ação. Nesse momento, a escola deve considerar diversos aspectos, sendo alguns deles:

  • Período de rematrículas: Quando começa e quando termina o período de rematrículas? A partir de que data isso é divulgado para os alunos e familiares? Quais os canais que serão usados para esse fim: cartazes na escola, e-mail para os pais e responsáveis ou algum outro? Quem cuidará de cada canal?
  • Campanha de matrículas: Qual a quantidade de vagas disponíveis para matrícula? Em qual o período as matrículas podem ser feitas? A divulgação será realizada de forma física, digital ou ambos? Quais canais serão usados: outdoor, panfletos, anúncios nas redes sociais? O que será evidenciado na propaganda? Quem ficará responsável por cada canal de divulgação?

5. Implementar ferramentas digitais

Na hora de fazer a matrícula dos filhos, os pais ou responsáveis levam em consideração diversos aspectos essenciais. Demonstrar uma atenção especial com os alunos e com a qualidade do ensino, por exemplo, é fundamental. Além disso, o investimento em novas tecnologias também é torna relevante para os familiares, porque indica a preocupação da instituição em inovar e se atualizar.

Um estudo realizado pela ClassApp identificou que no momento da matrícula 82% dos pais consideram o cuidado e atenção pessoal com seus filhos. Outros 42% dos familiares acreditam que investir em tecnologias educacionais é um diferencial para as instituições.

As ferramentas digitais podem fazer a diferença nesses dois aspectos, ajudando a escola a se destacar na campanha de matrículas.

Além de buscar tecnologias voltadas para a sala de aula, também é possível implementar ferramentas voltadas especialmente para a gestão escolar e para os responsáveis. Um processo que pode ser facilitado por meio digital, por exemplo, é a aquisição do material didático, que pode ser oferecida de forma online por meio de um e-commerce. Tornar esse processo mais simples e rápido consiste em mais um diferencial para a escola na aquisição de alunos.

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