13 de agosto de 2019

Campanha de matrícula escolar: quando começar?

Por Nicolle Abreu

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A expansão escolar é um assunto frequente no dia a dia da maioria dos gestores. O período de campanha de matrículas aumenta a preocupação da direção com a retenção e obtenção de alunos. Para isso, uma campanha de matrículas bem estruturada e organizada pode representar um grande diferencial de sua instituição.

Pensando nisso, trouxemos este artigo com dicas para campanha de matrículas. Confira!


Época para a campanha de matrícula escolar.

Sendo um dos processos mais importantes nas instituições de ensino, a campanha de matrículas acontece entre outubro e novembro. Esse é o período em que a maior parte das instituições permitem que os pais e responsáveis reservem vagas para seus filhos para o próximo período letivo. Alunos que já estão matriculados na escola o têm direito a suas vagas garantidas, mas uma boa campanha de matrícula busca ao máximo, garantir a renovação de matrícula.

Para isso, o gestor escolar precisa estar atento a alguns fatos decisivos no momento de preparar a campanha. Aspectos como o número de turmas e o número de alunos em cada turma precisam ser definidos com antecedência. Além disso, prazos e exigências precisam ser comunicados às famílias em tempo hábil.

Como organizar a escola durante a matrícula

O planejamento da campanha de matrícula começa muito antes do final do ano letivo. Diversas considerações precisam ser levantadas para garantir o sucesso da campanha.

Avaliação dos resultados da campanha do ano anterior.

Paute-se em campanhas anteriores e analise os resultados alcançados. Algumas perguntas avaliativas podem ser consideradas, como:

  • As metas foram atingidas?
  • O que pode ser feito para atrair novos pais e responsáveis para a instituição?
  • Os processos de atendimento às famílias foram eficientes?
  • O que pode ser melhorado?

Vale ressaltar a importância que se tem em discutir essas questões em conjunto com todos os membros da escola.

A instituição de ensino pode promover uma pesquisa com pais e responsáveis dos alunos já matriculados. Recolher feedbacks desses familiares pode ser uma maneira interessante de aperfeiçoar os processos burocráticos da escola para que melhor atenda aos novos responsáveis, além de melhorar o relacionamento com a família.

Planejamento e construção da campanha de matrícula 2020

O processo de campanha de matrícula requer planejamento. O ideal é que desde o começo do ano, todos os membros do corpo de funcionários, docentes e gestores discutam como será a campanha. Nessas reuniões definam o que será feito, quais serão as pessoas envolvidas e qual o orçamento necessário para fazer a campanha acontecer.

Dessa maneira, torna-se possível antecipar problemas e deixar o material de divulgação pronto e com a cara da instituição. Durante essas reuniões é interessante discutir o preço dos serviços educacionais. A cada ano, esse valor é reajustado de acordo com a inflação, mas esse não é o único fator.

Definir o valor dos serviços educacionais

Cabe ao gestor, juntamente com o setor financeiro, considerarem o número de alunos da escola, os gastos fixos da instituição e qual o lucro desejado. Até a possibilidade de bolsas de estudo devem ser levadas em consideração, já que afetam o preço dos serviços dos alunos pagantes. Todas essas decisões são tomadas baseadas em projeções, já que todos esses valores não são exatos.

Vale ressaltar que as condições de preço estão condicionadas a questões legais. A legislação estipula que pais e responsáveis devem pagar uma anuidade que pode ser parcelada de diversas maneiras, sendo a mais comum de 13 vezes – matrícula e 12 mensalidades. Entretanto, fica a cargo da instituição quais os planos serão ofertados.

Definir um cronograma

Definir um cronograma de matrículas é um ponto crucial para a organização da campanha. Geralmente, pais e responsáveis tem o prazo de 45 dias após a divulgação das condições de preço. Como os alunos que já estudam na instituição recebem prioridade para as vagas, é importante se preparar ao fim desse prazo para receber as novas matrículas. Dessa maneira, evita-se que estudantes da instituição fiquem sem vagas para a rematrícula.

Realização de eventos de campanha

Em alguns contextos institucionais, é comum realizar eventos especiais para a matrícula. Concursos de bolsas ou provas obrigatórias de seleção precisam ser devidamente planejadas. Esses eventos possuem propósitos distintos, e devem estar bem claros para todos os envolvidos com a instituição. O concurso de bolsas, geralmente é feito para conseguir mais matrículas, enquanto as provas de seleção possuem o objetivo de selecionar e limitar o número de alunos ingressantes.

Para isso, é importante que a instituição estabeleça o número de vagas que a escola abrirá. Com base nisso, é válido realizar algum desses eventos? As procuras pela instituição tornam necessário realizar provas de seleção? Todas essas questões precisam ser analisadas pelo gestor.

Quando se define a relevância da prática desses eventos, é importante determinar uma data para elas condizente com o calendário de matrículas. Dessa forma é possível definir quais funcionários devem participar dos eventos, e qual o tempo hábil para que ocorra aplicação das provas, correção, divulgação dos resultados, e finalmente a matrícula.

Documente o processo para posteridade

O processo de matrícula envolve também arquivar e documentar. Isso garante respaldo caso haja algum questionamento ou reclamação. Para isso não basta guardar esses documentos por apenas um ano, é comum que as escolas mantenham contratos e documentações até dos alunos que já se formaram, pois a qualquer momento a instituição pode ser alvo de uma auditoria.

Digitalizar esses arquivos é uma maneira prática de garantir sua conservação e protegê-los por mais tempo. Recursos de armazenamento, como nuvens, ajudam com essa tarefa, além de facilitar o acesso a qualquer momento. Essa alternativa também economiza espaço dentro da instituição.

Marketing educacional

Para uma campanha de matrícula eficiente e tornar sua instituição mais conhecida, vale investir no marketing educacional. Esse investimento busca melhorar as estratégias de captação, além da comunicação da escola com a comunidade.

Conclusão

O segundo semestre do ano da maioria das instituições é marcado pela campanha de matrículas. Um momento importante para todos os envolvidos com os processos da escola, e que requer atenção e planejamento. Para te ajudar nesse momento, baixe o Kit da campanha de matrícula gratuito.

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