25 de abril de 2019

Como organizar uma reunião de pais e responsáveis efetiva

Por Nicolle Abreu

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O relacionamento entre a família a e a escola é muito importante para o processo de ensino e aprendizagem dos alunos. Uma das maneiras de realizar esse diálogo é através da reunião de pais e responsáveis, visto que o contato é bem mais direto e é o momento ideal para obter feedbacks a respeito dos procedimentos da instituição.

É comum que poucos pais e responsáveis tenham interesse de participar dessas reuniões. Por isso, é importante que a escola prepare o evento com cuidado e trabalhe em divulgações para convencer a família de estar presente na data marcada.

Neste artigo você vai ler como organizar uma reunião de pais e responsáveis efetiva, incluindo a sua importância, os pontos de atenção e as providências a serem tomadas após o encerramento. Continue lendo!


Importância da reunião de pais e responsáveis

O principal objetivo da realização da reunião de pais e responsáveis se trata de alinhar as expectativas das famílias com a escola. É um momento importante para discutir que tipo de cidadão ambos desejam formar e quais programas e metodologias serão utilizados para que isso seja possível. Dessa forma, os responsáveis têm a possibilidade de entender como contribuir para a formação dos alunos.

Por meio disso, a instituição tem a oportunidade de melhorar o relacionamento com as famílias. Isso porque a comunicação é bem mais direta, transparente e pessoal. A reunião se torna um espaço em que podem tirar dúvidas a respeito das decisões da escola, saber detalhes sobre o dia a dia dos filhos e estreitar a relação com a equipe pedagógica.

Para mais, realizar uma reunião de pais efetiva pode aumentar a reputação da escola frente às outras, porque cria-se uma confiança com os pais e os responsáveis ao trabalhar para a melhoria da educação e da instituição como um todo.

Como fazer uma reunião de pais efetiva?

Não basta entender as razões pelas quais a reunião de pais e responsáveis é importante, deve-se prepará-la com cuidado para que obtenha resultados positivos. Algumas características são essenciais, sendo elas:

1. Faça um roteiro

Antes de marcar a reunião o gestor precisa criar uma pauta do que será abordado junto com os demais membros da equipe pedagógica, uma vez que é importante não perder o foco, tornando o encontro mais objetivo e claro. Lembre-se de que o assunto discutido deve ser de interesse de todos e é preciso que isso esteja claro para todos os presentes.

Uma saída é dividir o encontro em duas partes: primeiro todos os pais e responsáveis participariam de uma reunião geral realizada pelo diretor da escola, na qual pode-se tratar de assuntos emergentes como o uso de tecnologia, normas para o uniforme ou mesmo mudanças de legislação. Em seguida, os familiares seriam divididos em grupos menores de acordo com as turmas dos alunos e encaminhados para uma reunião conduzida pelos professores.

2. Divulgue a reunião com maior antecedência

O convite para a reunião deve ser enviado para as famílias dos alunos com bastante antecedência, visto que é essencial que eles se planejem para estar presentes. Além disso, a escola precisa ter certeza de que a mensagem chegou ao destinatário em tempo hábil. O ideal é que todos os encontros já constem no calendário anual antes do início das aulas.

O comunicado deve conter o dia, a hora de início e término, local e o motivo principal do encontro. É possível encaminhar esses lembretes através das mídias sociais, do e-mail, da agenda digital ou mesmo através de meios clássicos, como os folhetos, por exemplo. O ideal é que o convite seja divulgado com ao menos duas semanas de antecedência.

3. Organize o local de encontro

É muito importante que o local da reunião de pais e responsáveis esteja bem organizado, visto que os familiares devem se sentir acolhidos e bem recebidos. Portanto, verifique a quantidade de cadeiras e assentos, além de deixar água e lixeiras de fácil acesso. Caso seja necessário, faça uma saudação no quadro e deixe lembretes.

A primeira parte de reunião pode ser realizada em um auditório ou mesmo em espaços maiores, como o refeitório. Já para a segunda, os responsáveis podem ser encaminhados para as salas de aula em que seus respectivos filhos estudam.

4. Incentive a participação

Para que uma reunião de pais e responsáveis seja efetiva é necessário que a comunicação não seja unilateral. Por isso, incentive a participação por meio de sugestões, feedbacks, comentários ou dúvidas a respeito de algo que foi dito. Para aqueles que preferem não expor seus pensamentos em público, deixe disponíveis papel e caneta para escrever suas respectivas anotações.

Além disso, alguns documentos burocráticos da escola, como o Projeto Político Pedagógico (PPP) e o planejamento escolar, também levam em conta as necessidades das famílias ao traçar os objetivos a serem alcançados. As reuniões de pais são ideais para obter opiniões externas e analisar em conjunto os resultados dos últimos planejamentos.

5.    Apresente soluções

Como dito anteriormente, trabalhar com transparência junto às famílias dos alunos é essencial. No entanto, ser transparente não basta. Os problemas apresentados devem vir junto de uma solução, mesmo que seja descoberta em conjunto com os convidados.

Dessa forma, não há uma transferência de responsabilidade da escola para a família, além de a instituição se manter aberta para o receber opiniões e feedbacks, o que reforça uma participação ativa dos presentes. O ideal é que a reunião seja um momento para explicar as decisões tomadas pelo colégio ao resolver alguma questão.

O que fazer depois da reunião?

Após finalizar a reunião de pais e responsáveis deve-se dar continuidade às atividades para garantir a sua eficácia. Isso quer dizer que algumas providências após dispensar os familiares precisam ser tomadas. No primeiro momento, é fundamental conferir e verificar quais as sugestões e comentários trazidos pelos convidados e, em seguida, analisar a possibilidade e viabilidade de colocá-los em prática.

É importante que, em casos de necessidade, o gestor ou o professor marquem reuniões individuais com alguns dos responsáveis. Procure entender as principais preocupações das famílias a respeito do desenvolvimento dos alunos, fazer o acompanhamento da evolução, entender as dificuldades específicas de cada um e buscar em conjunto por soluções. As providências tomadas também podem ser valiosas para gerar insights para os próximos encontros.

Lembre-se de manter os familiares a par de todas as novidades após a reunião por meio das redes sociais ou e-mails, por exemplo. Pode ser interessante encaminhar essas informações até mesmo para aqueles que não compareceram, garantindo um envolvimento geral de todos os responsáveis.

A internet é uma excelente plataforma para interagir com os familiares, porque eles estão cada vez mais presentes na rede. Baixe gratuitamente o nosso e-book que traz um estudo sobre como os adultos costumam utilizar a internet, quais tipos de pesquisas fazem, como as compras feitas online têm ganhado espaço na sociedade e de que maneira a instituição pode utilizar-se disso:

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