19 de dezembro de 2018

Guia da secretaria escolar

Por Amanda Viegas

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Em um ambiente como a escola, é necessário lidar com pessoas muito diferentes umas das outras. Isso quer dizer que é essencial certificar-se que as famílias tenham uma experiência positiva e satisfatória, além de criar uma relação de confiança. Nesse sentido, a secretaria escolar é muito importante, visto que ela geralmente corresponde ao primeiro contato dos pais e dos responsáveis com a instituição.

Além do atendimento aos familiares nas dependências da escola, a secretaria escolar é responsável por toda a documentação – tanto dos alunos quanto dos professores e demais colaboradores. Assegura, também, o controle das atividades administrativas, mantendo um bom funcionamento da instituição por meio de serviços de qualidade.

Considerando que a função do secretário escolar é indispensável para a escola, preparamos um guia reunindo as principais atividades e características desse profissional. Continue lendo!


Funções da secretaria escolar

A secretaria escolar é responsável por todo o processo de gestão administrativa, respondendo legalmente em conjunto com o diretor sobre os registros da escola. Isso quer dizer que esse setor trabalha com a documentação, a escrituração, a correspondência e outros processos importantes para o funcionamento da escola.

Nesse contexto, a documentação não diz respeito somente à burocracia, mas também aos registros pedagógicos, que devem estar sempre atualizados. A entrada e a saída dos alunos na escola, a regularidade de presença em sala de aula, os resultados de atividades e provas, além dos certificados de conclusão. A secretaria também é responsável por organizar e manter todos os arquivos dos alunos que já estudaram no local.

Fica sob os cuidados da secretaria da escola os arquivos, os prontuários e os livros que garantem o funcionamento da instituição. Além disso, esse profissional deve traçar e executar os planejamentos estratégicos de acordo com os registros e assegurar bons resultados para a gestão escolar. Entre suas funções estão o atendimento aos pais e responsáveis e a aplicação da legislação educacional vigente.

Dentre algumas tarefas do dia a dia do secretário escolar se destacam:

  • Dar assistência aos demais setores da escola;
  • Realizar e acompanhar o status da matrícula e rematrícula;
  • Acompanhar a jornada de trabalho dos colaboradores;
  • Atualizar o registro de atividades e avaliações dos alunos;
  • Verificar a assiduidade dos professores, dos colaboradores e dos estudantes;
  • Atender os familiares presencial e remotamente;
  • Assegurar que a escola esteja funcionando de acordo com a lei;
  • Gerir todas as correspondências da escola;
  • Elaborar e agendar reuniões;
  • Divulgar a campanha de matrículas;
  • Organizar e divulgar a lista de material didático.

Quem é o secretário que as escolas precisam?

Devido ao dia a dia atarefado da secretaria escolar, é extremamente importante que tudo seja realizado com organização e praticidade. A partir do momento em que as atividades são definidas de acordo com o prazo disponível, é indicado que as obrigações sejam executadas com antecedência. Nesse caso, a implementação de tecnologia é uma boa saída para automatizar muitos processos.

As ferramentas digitais não servem apenas para tornar o trabalho mais prático e rápido, mas também possibilita a organização dos dados e a geração automática de relatórios. No entanto, de nada adianta adotar ferramentas tecnológicas se elas não forem usadas na prática.

O secretário escolar deve desenvolver a sua capacidade analítica para sugerir novas perspectivas no planejamento da instituição. Isso contribui, também, para a construção do Projeto Político Pedagógico (PPP).

Para trabalhar na secretaria escolar é preciso ter, ainda, uma escuta atenta. Isso porque o profissional precisa receber os feedbacks dos familiares, dos alunos, dos professores e dos colaboradores a respeito dos processos da escola. Por meio deles, é possível traçar estratégias, a fim de diminuir a evasão escolar ou verificar a necessidade de melhorias na infraestrutura.

Iniciativa, dinamismo, segurança, cooperação, organização, empatia, cortesia, responsabilidade, integridade e discrição são outras características importantes que esse profissional deve ter.

Documentos importantes para a secretaria escolar

Para realizar a função de secretário escolar devem-se conhecer e entender diversos documentos oficiais, sendo alguns deles:

  • Projeto Político Pedagógico (PPP);
  • Calendário escolar;
  • Regimento Escolar;
  • Contrato de matrícula.

Projeto Político Pedagógico (PPP)

O Projeto Político Pedagógico (PPP) é um dos principais documentos da escola. Isso porque ele contém a missão, os objetivos e os valores da instituição, a metodologia de ensino, os recursos físicos e humanos, a sua organização, as formas de atendimento oferecidas, entre outros. Ou seja, o PPP é o documento que por define a identidade da escola. A secretaria, por lidar diretamente com a comunidade, deve agir de acordo com o que é previsto no Projeto Político Pedagógico.

Calendário escolar

A secretaria escolar deve sempre estar atenta ao calendário escolar. Isso em razão de ele servir de apoio na hora de planejar todas as atividades essenciais para o andamento do ano letivo. Com ele, é possível definir os objetivos da escola com clareza e destrinchá-los em pequenas tarefas para que sejam alcançados mais facilmente. Além disso, a secretaria da escola é responsável pela construção do cronograma junto à equipe pedagógica.

Regimento Escolar

No dia a dia, a secretaria deve trabalhar de acordo com o Regimento Escolar, visto que ele rege as regras e normas da instituição. O Regimento contempla os direitos e os deveres de cada colaborador, sendo tarefa da secretaria escolar garantir que sejam cumpridos. Além disso, nele estão os objetivos gerais e específicos, formas de avaliação e de que maneira ocorrem as reprovações, assim como no PPP.

Contrato de matrícula

A secretaria escolar lida diretamente com o processo de matrícula e rematrícula dos alunos. Dessa forma, é essencial que esse profissional conheça todas as cláusulas do contrato para tirar dúvidas dos familiares e propor atualizações e melhorias sempre que necessário, incluindo o reajuste anual da mensalidade, por exemplo.

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